Förord

Svenska Finlands Skolidrottsförbund SFSI r.f.
Gjuterivägen 10
00380 Helsingfors
FI

FO-nummer: 0194129-1 

Dataskyddsredogörelse över Stafettkarnevalens, samt övriga av Svenska Finlands Skolidrottsförbund r.f. upprättade tjänster, enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (05/2018). Svenska Finlands Skolidrottsförbund r.f. (härefter används förkortningen SFSI) fungerar som registerförare för personuppgifter som vi samlar in för att genomföra Stafettkarnevalen, skolidrottsmästerskap samt för att upprätta övriga tjänster på webben. Som registerförare ansvarar vi för ifrågavarande personuppgifter och deras behandling. Vi tar denna uppgift på allvar och därför samlar vi in endast sådana personuppgifter som är nödvändiga och skyddar dessa på bästa möjliga sätt. Detta dokument beskriver hur vi behandlar personuppgifterna i fråga.

1. Ansvariga personer

1.1. Dataskyddsombud (DPO)

Som vårt dataskyddsombud fungerar Robert Jürgens, +358-50-563 7254, robert.jurgens@stafettkarnevalen.fi. Han kan svara på dina frågor om hur du kan vara säker att dina uppgifter skyddas på rätt sätt och övrigt om regler för behandling av personuppgifter (GDPR).

1.2. Personer som ansvarar för registerärenden och övriga kontaktpersoner

Jan-Erik Eklöf, verksamhetsledare (Stafettkarnevalen), +358-40-184 6380, jan-erik.eklof@stafettkarnevalen.fi
Barbara Åkerberg, funktionärschef (Stafettkarnevalen), + 358-40-545 2260, barbara.akerberg@stafettkarnevalen.fi
Christel Lundström, skolidrott, +358-40-578 0560, christel.lundstrom@idrott.fi
Björn Almark, skolidrott, +358-40-566 9181, bjorn.almark@idrott.fi

1.3. Behandlare av personuppgifter

Tjänsten är tillverkad av samt hostingen av tjänsten sköts av SFSI. Vi använder således inga behandlare av personuppgifter.

2. Syfte för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i samband med arrangerandet av Stafettkarnevalen samt SFSI:s skolidrottsmästerskap.

3. Registrets personkategorier, datainnehåll och personuppgiftskategorier

I regsitret behandlas följande personuppgiftskategorier:

1. Kontaktuppgifter
2. Årskurs och kön för elever som deltar i stafetter eller övriga tävlingar
3. Användarkontouppgifter till sociala mediatjänster ifall man väljer att registrera sig och logga in via en sådan

I registret behandlas personens för- och efternamn, e-postadress samt mobilnummer för registrerade användare. Ifall man använder sig av sociala mediatjänster för att registrera sig och logga in, sparas även respektive sociala mediatjänsts användarid med en anslutningsnyckel (Access Token).

I registret sparas även den registrerades:

1. skola ifall den registrerade är en lagledare
2. klädstorlekar ifall den registrerade är funktionär
3. ålder och kön ifall deltagande i tävlingar så förutsätter enligt existerande regelverk för resp. tävling

Elever registreras då skolföreståndare registrerar dem i samband med anmälningar till lag eller till individuella tävlingar.

4. Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifterna samlas in av den registrerade eller av en skolföreståndare ifall den registrerade är en elev.

5. Uppgifternas uppbevaringstid

Vi förvarar personuppgifterna tills vidare eftersom Stafettkarnevalen och skolidrottsmästerskap arrangeras varje år. Uppgifterna kan anonymiseras av den registrerade så att alla personuppgifter görs anonyma.

Elevers uppgifter sparas även i startlistor och resultatlistor som delas ut bl.a. till median.

6. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Vi överför deltagaruppgifter till media samt publicerar dem på våra sidor. I övrigt överför vi inte personuppgifter till 3:e part förutom på begäran om dataportabilitet. Allt som överlämnas till t.ex. media, kan anonymiseras på begäran så att personuppgifterna inte kommer med.

7. Principer för skydd av registret

7.1. Manuellt material

Vi skriver ut start- och resultatlistor som publiceras på resultattavlan under Stafettkarnevalen. Vi skriver även ut lagsammansättningar till skolföreståndare i resp. elevers skolor så att man kan göra ändringar i laguppsättningen.

Vi undviker så långt som möjligt att skriva ut övriga personuppgifter som finns i våra register. Eventuella utskrifter som innehåller personuppgifter om den registrerade, används på ett säkert och ändamålsenligt sätt.

7.2. ADB-lagrat material

Användaruppgifter bevaras under tekniskt beskydd. Fysiskt tillträde till uppgifterna har förhindrats genom passagekontroll samt med hjälp av andra säkerhetsåtgärder. Tillgång till uppgifterna kräver tillräckliga rättigheter . Obehörig tillgång förhindras också med hjälp av bl.a. brandmurar och tekniskt skydd. Endast SFSI och särskilt utnämnda tekniska personer har tillgång till registeruppgifterna. Endast utnämnda personer har rätt att behandla och upprätthålla uppgifterna i registret. Användarna har tystnadsplikt. Registeruppgifterna säkerhetskopieras på ett säkert sätt och de kan återlämnas vid behov. Nivån på dataskyddet kvalitetsrevideras med jämna mellanrum antingen med hjälp av utomstående eller intern kvalitetsrevision.

8. Den registrerades rättigheter

8.1. Rätt till insyn

Var och en har enligt dataskyddsförordningen rätt att få veta vilka uppgifter om hen som har lagrats i personregistret. Den registrerade kan själv kontrollera uppgifterna i tjänsten. Den registrerade kan begära granskning av sina uppgifter genom att kontakta någon av SFSI:s kontaktpersoner i punkt 1.1 eller 1.2.

8.2. Rätt till korrigering av uppgifter

Den registeransvarige ansvarar för att utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Den registrerade har rätt att kräva att en oriktig uppgift korrigeras.

8.3. Rätt att begränsa hantering av uppgifter

Den registrerade har rätt att begränsa hantering eller invända om användandet av insamlade personuppgifter för informations- eller marknadsföringssyfte. Uppgifterna kan ändras genom att kontakta SFSI:s personal, se punkterna 1.1 samt 1.2.

Begränsad behandling förutsätter att man inte längre kan använda kontot för att anmäla skolans elever till SFSI:s evenemang.

8.4. Rätt att radera uppgifter

Den registrerade har rätt att radera sina personuppgifter. Personuppgifterna raderas så att de kvarblivande uppgifterna blir totalt anonyma.

Radering förutsätter att man inte längre kan använda kontot för att anmäla skolans elever till SFSI:s evenemang.

8.5. Rätt att bestämma om portabilitet

Den registrerade har rätt att bestämma om överföring av uppgifter som denne försett, i ett standardiserat format, till ett annat system. Begäran om överförande bör ske skriftligt till SFSI:s dataskyddsansvarig. Se punkt 1.1.

8.6. Rätt att lämna in klagomål

Den registrerade har alltid rätt att lämna in klagomål till myndigheterna över metoderna vi använder. Klagomål görs i Finland till dataombudsmannen.